Katerega računovodja izbrati?
V prvem mesecu letošnjega leta je večina podjetnikov že potegnila črto čez preteklo poslovno leto. Tudi zakonodaja od vsakega podjetnika zahteva pravočasno izdelavo in oddajo zaključnih računovodskih izkazov. Iz njih se hitro razvidi poslovna uspešnost ali neuspešnost podjetnika v preteklem letu. Računovodski izkazi so s tem dobra podlaga za poslovni načrt v naslednjem letu. Morebiti bo za dosego boljše poslovne uspešnosti potrebno zamenjati tudi računovodski servis.
Pravilne poslovne odločitve in s tem tudi pravilno urejene knjigovodske listine so za vsako podjetje pomembne tako v času gospodarske rasti kot med ekonomsko krizo. Vsi, ki smo vsaj malo seznanjeni s podjetništvom, vemo da je še vedno slaba plačilna disciplina v vseh panogah podjetništva in kako visoki so davki s strani države. Če želimo, da se bo naše podjetje uspešno razvijalo, moramo poslovati v čim manj rizičnem okolju in s čim boljšim poznavanjem zakonodaje ter računovodskih standardov.
Rešitev je najetje servisa
Če smo podjetnik, nas verjetno kar nekoliko spreleti srh, ko se spomnimo na vse zakone, zahteve in pravilnike, ki jih predpisuje zakonodajalec oziroma država v zvezi s pravilnim poslovanjem našega podjetja. Ne glede na to ali smo delodajalec, ki nudi delo večjemu številu zaposlenih delavcev ali smo le manjši samozaposleni obrtnik, vemo, da vsako delo zahteva »polnega človeka«. Če želiš biti v svojem poslu uspešen, se moraš posvetiti izključno opravljanju svoje dejavnosti in ne še drugim storitvam iz povsem drugačnega področja. Za dodatne storitve nam enostavno zmanjka časa. Na slovenskem trgu je konkurenca v katerikoli dejavnosti vse bolj huda. Veliko število podjetij na razmeroma majhnem trgu je privedlo do precej hude konkurenčnosti. Če nismo skozi ves delovni čas posvečeni izključno svoji dejavnosti, nas kaj kmalu lahko prehiti konkurenca. Opravljanje računovodske storitve za svoje podjetje pa je dodatna dejavnost, katera kot je bilo že omenjeno, zahteva kar nekaj dodatnega časa in znanja. Torej slabo poslovno potezo bomo storili, če bomo vodenje naših poslovnih knjig in računov opravljali sami. Kljub temu se še vedno nezanemarljiv delež novih podjetnikov odloči, da bodo računovodstvo za svoje podjetje vodili sami. Pa čeprav o tem nimajo niti osnovnega znanja. Že po nekaj mesecih večina njih ugotovi, da sami temu niso kos, zato pričnejo takoj iskati primeren računovodski servis. V tem sicer kratkem času pa se v veliko primerih podjetju naredi že resno poslovno škodo in precej poveča riziko prejetja visoke denarne kazni s strani davčnega inšpekcijskega organa. Novo najeti računovodski servis pa ima v začetnih mesecih prevzema storitve zaradi številnih računovodskih napak v preteklosti bistveno več dela in stroškov, kot bi ga sicer imel, če bi računovodstvo vodil od začetka ustanovitve podjetja.
Velike razlike med servisi
Seveda bo nam kot lastniku podjetja potrebno računovodskemu servisu vsak mesec plačevati stroške izvajanja storitve. Vendar, če se gleda to z dolgoročnega stališča je strošek storitve računovodskega servisa zanemarljiv v primerjavi s koristmi, ki se jih lahko s tem pridobi. Ob tem pa je potrebno takoj poudariti, da je storitev računovodskega servisa maksimalno izkoriščena le, če je servis dobro strokovno podkovan in dovolj dobro pozna zakonodajo in iz nje izhajajoče dane možnosti. Po drugi strani pa nekakovosten računovodski servis kljub cenovno ugodni storitvi lahko povzroči izredno veliko ekonomsko škodo podjetju. Računovodska dejavnost še zdaleč ne pomeni zgolj beleženje poslovnih knjig, temveč tudi pomoč pri poslovnih odločitvah. Zavedati se moramo, da ne glede na vsebino sklenjene pogodbe med podjetjem in računovodskim servisom, izključno le podjetje odgovarja za vse storjene napake pri knjigovodstvu. Celotno kazen zaradi davčnega prekrška bo torej plačal podjetnik in ne računovodski servis. Izbira ustreznega računovodskega servisa je za uspešno poslovanje podjetja torej še kako pomembna. Ob tem se seveda vprašamo kako naj bomo pazljivi, oziroma na kaj naj sploh pazimo pri izbiri servisa? Veliko možnost za izbiro kvalitetnega servisa bomo imeli, če bomo poznali odgovore na naslednja vprašanja: S čim dokazuje servis svojo strokovnost? Kakšno izobrazbo imajo zaposleni v servisu? Ali se zaposleni v servisu redno izobražujejo? Koliko časa je servis že prisoten na trgu? Koliko in katere reference ima servis? Na kakšen način servis komunicira s stranko? Kako hitro oziroma ali sploh obvešča stranko o zakonodajnih spremembah? Ali servis zastopa stranko tudi pri davčnem inšpekcijskem pregledu? Kakšno programsko opremo uporablja servis za obdelovanje podatkov? Vedeti moramo, da se izbiro računovodskega servisa ne more primerjati z na primer izbiro zidarskega mojstra. Sicer lahko oba zaradi svoje nestrokovnosti naredita škodo, vendar razlika med posledicami škode je lahko precej velika. Poleg tega zidarskega mojstra enostavno odslovimo in takoj najamemo drugega. Pri zamenjavi računovodskega servisa pa je potrebno le nekaj več časa in medsebojnega usklajevanja, preden nov računovodski servis pridobi vse finančne podatke in dovolj dobro spozna poslovanje podjetja. Neprimeren računovodski servis podjetniki izberejo predvsem zato, ker ob kriterijih upoštevajo le ugodno ponudbo, izberejo najbližji servis oziroma njim najbolj poznanega ali ker se osebno ne srečajo z njim.
Cena storitve ni najpomembnejša
Če pri večini storitvah gledamo predvsem na ugodno ceno, naj pri izbiri računovodskega servisa to vsaj delno izpustimo. Vedeti moramo, da cena storitve nikakor ni prvi pogoj pri izbiri. Je pa ena izmed ostalih pogojev. Na trgu so cene računovodskih storitev zelo različne. Načeloma so cene odvisne predvsem od količine opravljene storitve, katere so neposredno odvisne od velikosti podjetja. Tako se cena računovodske storitve za najmanjša podjetja giblje od 50 do 150 EUR na mesec, z večanjem velikosti podjetja in njegovim prometom pa se mesečna cena sorazmerno zvišuje. Z večanjem prihodkov podjetja in s tem večanjem števila zaposlenih se lahko razmerje med najetjem servisa in lastnim zaposlenim računovodskim delavcem hitro obrne v prid slednji opciji. Poleg tega se cena storitve močno razlikuje od enega do drugega servisa. Isti podjetnik lahko pri različnih servisih dobi ponudbe, kjer je za isti obseg storitve cena različna tudi v štirikratnem količniku.
Je pomembna bližina servisa?
Bližina računovodskega servisa nikakor ni pomemben argument izbire. Nekdanje tradicionalno mišljenje, da mora servis delovati v bližini njihove stranke, temu že dolgo več ni tako. Nekdaj, ko je bila večina dokumentov v papirnati obliki, je oddaljen računovodja neprimerno težje dostopal do svežih dokumentov stranke kot sedaj, ko je s pomočjo sedanje sodobne komunikacijske opreme oddaljenost računovodje tako rekoč zanemarljiva. Elektronska pošta, svetovni splet, družabna omrežja, hitra pošta, ipd. so pripomočki, ki zagotavljajo, da razdalja med podjetnikom in računovodjo ni ovira. Poleg tega imajo nekateri računovodski servisi v ponudbi tudi možnost prevzema dokumentov osebno pri podjetniku ali celo izvajanje računovodstva v njihovih poslovnih prostorih. Velik delež podjetnikov izbere računovodski servis po priporočilu znancev. To je sicer dobrodošla rešitev pri izbiri, vendar je hkrati lahko to tudi dvorezen meč. Marsikdaj znanec, ki priporoča servis, pretirava s pohvalami. Če znancu njegova računovodska storitev pomeni kvalitetno opravljena, ni nujno, da bo isto tudi nam. Vsekakor je računovodstvo in finančno svetovanje preveč pomembna zadeva, ki bi se jo zaupalo zgolj po priporočilu znanca.
Je problem zamenjati servis?
Raziskava, ki jo je pred leti opravila Zbornica računovodskih servisov, je pokazala, da je kar četrtina uporabnikov računovodskih storitev nezadovoljna s svojim računovodskim servisom. Če smo mi kot lastnik podjetja z najetim računovodjem nezadovoljni, mu naj najprej odkrito razložimo zakaj nismo zadovoljni z njegovim delom. Eden najbolj pogostih vzrokov za nezadovoljstvo je ravno slaba ali nikakršna medsebojna komunikacija. Marsikaj se lahko reši že z odkritim pogovorom in sprotnim reševanjem medsebojnih težav, saj je nemalo primerov, ko računovodja niti ne ve, da stranka z njegovim delom ni zadovoljna. Če kljub odkritemu pogovoru v kratkem času ne pride do sprememb v odnosu in izboljšanju kakovosti storitve, ne preostane druge rešitve kot da čim prej zamenjamo servis. Pogosti primeri so, ko nezadovoljni podjetnik preveč odlaša z menjavo servisa. Kljub temu, da je z njegovo storitvijo že dlje časa nezadovoljen ali mu je servis z nestrokovnim delom naredil celo poslovno škodo, še vedno vztraja pri njemu. Vzrok temu je strah pred hitro zamenjavo servisa, ko ob množici dokumentov to ni mogoče opraviti čez noč. Vendar ne smemo pozabiti, da so sedaj vsi poslovni dokumenti poleg papirne oblike shranjeni tudi v elektronski. Zaradi tega je menjava računovodskega servisa s sedanjo tehnologijo enostavna in hitra. Če smo nezadovoljni z dosedanjim pooblaščenim računovodskim servisom, moramo kot prvo vedeti, da ni povsem vseeno kdaj zamenjamo izvajalca. Opozoriti je potrebno, da je z oddajo računovodskih izkazov za preteklo poslovno leto, torej do konca meseca marca še zadnji najbolj primeren termin za menjavo računovodskega servisa v tem letnem obdobju. Sicer lahko načeloma računovodjo zamenjamo kadarkoli v letu, vendar je logično, da je z zaključenim poslovnim letom najhitreje, najbolj enostavno in marsikdaj tudi cenovno najbolj ugodno zamenjati računovodski servis. Novo izbranemu računovodskemu servisu je potrebno predložiti vsaj zadnjo oddano bilanco stanja. Da so postavke v bilanci stanja razumljive računovodju, je potrebno predložiti tudi ustrezne analitične izpise, iz katerih je razvidno kako so te postavke izračunane. Takšni izpisi so glavna kontna knjiga, popis zalog blaga, register osnovnih sredstev, izpis odprtih terjatev do kupcev in odprtih obveznosti do dobaviteljev, ipd. Če vseh omenjenih izpisov nimamo v našem podjetju, si jih moramo pridobiti od dosedanjega računovodskega servisa. Po načelu poslovne etike naj bi dosedanji računovodja nam brez problemov izročil željene izpise. Hitro pa se lahko zaplete, če dosedanjemu računovodskemu servisu nismo poravnali vseh naših finančnih obveznosti. Poznani so sicer redki primeri, ko računovodja tudi v primeru poravnanih obveznosti ni želel izročiti dokumentacije. Marsikdaj je razlog temu enostavno le strah, da novi računovodja ne bi odkril večjih strokovni napak. Tukaj bo dobrodošla pomoč oziroma urgentno posredovanje novo izbranega računovodja.
Izdelava računovodskih izkazov
Po zakonu je za vsako podjetje enkrat letno obvezna izdelava in oddaja računovodskih izkazov. Njih izdela računovodja v podjetju ali pooblaščeni računovodski servis. Zaključni računovodski izkazi so najbolj izraziti in pomembni dokumenti, v katerih je prikazano preteklo poslovanje podjetja. Iz njih je možno razbrati uspešnost in spremembe finančnega položaja podjetja v primerjavi s preteklimi leti. Za prikazan uspešen rezultat v zaključnih izkazih pomembno vlogo odigra tudi računovodja. Sposoben računovodja bo še vedno v okviru zakonodajnih pravil in etike vsaj delno vplival na bolj pozitiven poslovni rezultat. Računovodski izkazi so namenjeni notranjim in zunanjim uporabnikom. Zunanji uporabniki so na primer državna uprava, javnost, banke, ipd. Notranji uporabniki so poslovodstvo in zaposleni delavci. Javna agencija AJPES jih uporabi za potrebe državne statistike, pa tudi za javno objavo na njihovih spletnih straneh. Rok za sestavo in oddajo računovodskih izkazov je do 31. marca v tekočem letu za preteklo poslovno leto. Marsikateri računovodski servis vsako leto lovi zadnje minute roka za oddajo računovodskih izkazov. Pri tako pomembnih dokumentih kot so ti, si ne smemo dopustiti, da naš računovodja v naglici izpolnjuje izkaze zadnji dan roka oddaje. Za družbo je omenjeni računovodski izkaz obračun davka od dohodkov pravnih oseb (davčni obračun), za samostojnega podjetnika pa je to obračun davka od odhodka iz dejavnosti. Omenjene računovodske izkaze oziroma obračune lahko oddajamo izključno v elektronski obliki preko e-davkov. Pred njihovo oddajo si moramo pridobiti digitalno pooblastilo. Za oddajo obračunov pa lahko pooblastimo tudi našega računovodja. Predpisana oblika datoteke je XML in je objavljena na spletni strani DURS-a. Davčni obračun sestavljajo obrazec za obračun davka, bilanca stanja, izkaz poslovnega izida in izkaz gibanja kapitala. Obračun davka od dohodka iz dejavnosti pa je sestavljen iz obrazca za obračun davka iz dejavnosti, bilance stanja in izkaza poslovnega izida. Če bilanco stanja in izkaz poslovnega izida oddamo na AJPES, lahko DURSU podamo izjavo, naj te podatke obravnava kot obvezni del obračuna. Temeljni računovodski izkaz je izkaz stanja oziroma bilanca stanja. V njem so s pomočjo popisov (iventure) prikazana stanja sredstev in obveznosti do njihovih virov. To je v bistvu dvostranski računovodski izkaz, v katerem je na levi strani navedeno stanje sredstev oziroma aktiva in na desni strani stanje obveznosti do virov sredstev oziroma pasiva. Vsota vseh sredstev (aktiva) mora biti enaka vsoti vseh obveznostih do virov sredstev (pasiva) oziroma mora vsako sredstvo imeti svoj vir. Bilanco stanja se sestavi za preteklo poslovno leto ali medletna obdobja. Sredstva so v merski enoti denarja izražene stvari, pravice in denar, s katerim razpolaga podjetje. Torej vse tiste stvari, ki jih ima podjetje v lasti. Obveznosti do virov sredstev so vse tiste obveznosti, ki temeljijo na pravno zasnovanem razmerju podjetja do virov, s katerimi se financira. Viri sredstev se delijo na zunanje vire kot so npr. obveznosti do dobaviteljev in na notranje obveznosti, katere so obveznosti do lastnikov in lastniški kapital. Drugi osnovni računovodski izkaz je izkaz poslovnega izida oziroma poslovna bilanca. V njem mora biti resnično in pošteno izkazan poslovni izid za preteklo poslovno leto ali medletna obdobja. Poslovni izid je razlika med prihodki in odhodki, ki jih ima podjetje v določenem obračunskem obdobju. S tem je prikazan dobiček ali izguba pri poslovanju podjetja. Dobiček ali izguba predstavljata razliko med vsemi prihodki in odhodki, ki se pojavijo v obračunskem obdobju. Razlika med poslovnim izidom in obračunanim davkom iz dobička kot deležem države v njem, je čisti dobiček. Ta pripada le podjetju.
Kako ustanoviti podjetje?
Največji vzrok vodenja lastnega računovodstva pri novih podjetnikih je seveda v varčevanju denarja. Na novi poslovni poti, ko še ni ustvarjenega nobenega poslovnega dobička, podjetnik varčuje pri vsakem evru. Vendar ob tem velja opozorilo. Nikakor se ne sme varčevati na račun slabše vodenega računovodstva. Posledice pri nestrokovnem vodenju poslovnih knjig in računov so znane. Ker računovodstvo ni opravljeno v skladu z zakoni, obstaja velika verjetnost, da bodo ob prvem pregledu davčnih inšpekcijskih organov napake kaznovane. Pri poslovnih subjektih pa se kazni za davčne prekrške lahko merijo v več deset tisoč evrih. Vendar to še ni vse. Zaradi nepoznavanja davčne zakonodaje podjetnik z lastnim vodenjem računovodstva marsikdaj po nepotrebnem plačuje previsoke davčne dajatve. Bolj smiselno najetje računovodskega servisa kot lastno vodenje poslovnih knjig in računov velja za kateregakoli podjetnika. In tudi ne glede na to ali je podjetnik na začetku svoje podjetniške poti, oziroma že precej let vodi svoje podjetje. In kako lahko pomaga računovodski servis, še preden novopečeni podjetnik izda kupcu prvi račun? S svojim svetovanjem mu pomaga izbrati njemu najbolj primerno pravnoorganizacijsko obliko. Svetuje pri morebitni priložnosti pridobitvi sredstev v primeru samozaposlitve. Razloži na katere ustanove se je potrebno obrniti pri vlaganju dokumentov in pomaga pripraviti poslovni načrt podjetja. Za poznejšo poslovno uspešno pot podjetja je izbira ustrezne pravnoorganizacijske oblike še kako pomembna odločitev. Poznanih je več tovrstnih oblik. To so: samostojni podjetnik (s.p.), družba z omejeno odgovornostjo (d.o.o.), družba z neomejeno odgovornostjo (d.n.o.), delniška družba (d.d.), komanditna družba (k.d.), fundacija in zavod. Daleč najbolj pogosti obliki sta samostojni podjetnik in družba z omejeno odgovornostjo. Samostojni podjetnik ni pravna oseba, temveč izključno le fizična oseba, ki na trgu samostojno opravlja pridobitno dejavnost. Takšna pravnoorganizacijska oblika ima določene prednosti in tudi slabosti. Prednost je predvsem v tem, da se za zagon podjetja ne potrebuje osnovnega kapitala. Ker ni ločenosti premoženja, se prosto razpolaga z denarjem. Je hitra in enostavna ustanovitev podjetja. V primerjavi z nekaterimi drugimi oblikami so nižji administrativni stroški. Vendar po drugi strani samostojni podjetnik z vsem svojim premoženjem odgovarja za svoje obveznosti. V primeru visokega dobička je davčna obremenitev dokaj visoka. Takšnega podjetja ne more ustanoviti več oseb. Tako pri nas kot v svetu je najbolj pogosta pravnoorganizacijska oblika družba z omejeno odgovornostjo. Takšna družba je pravna oseba, ki je samostojni nosilec pravic in obveznosti v pravnem prometu. V primerjavi s samostojnim podjetnikom je prednost tovrstne oblike, da pravna oseba za prevzete obveznosti jamči le do višine lastnega premoženja. Torej za svoje obveznosti ne odgovarja s premoženjem, ki ga ima kot fizična oseba. Ravno tako je možna hitra in enostavna ustanovitev takšnega podjetja. Če podjetje ustanavlja več oseb, je to najbolj primerna organizacijska oblika. V primeru večjega dobička je davčno ugodnejša v primerjavi s samostojnim podjetnikom. Slabost družbe z omejeno odgovornostjo pa je predvsem v tem, da je pri ustanovitvi podjetja potrebno vplačati osnovni kapital (vsaj 7.500 EUR), nastanejo višji stroški poslovanja, izplačilo dobička pa je precej davčno obremenjeno. Na začetku poslovne poti ustanovitelj podjetja seveda zelo malo ve tako o računovodskih standardih, davčni zakonodaji, kot o njemu najbolj primerni pravnoorganizacijski obliki. Zato je najem računovodskega servisa z njegovim svetovanjem takoj na začetku poslovne poti še toliko bolj pomembno. Novopečeni podjetnik bo brez pravne pomoči težje dobil informacije o pridobivanju sredstev ob zagonu podjetja. Državna uprava ni le »goli pobiralec davkov in prispevkov«, temveč ob določenih pogojih nudi tudi subvencije. Kot ukrep za spodbujanje podjetništva nudi Slovenski podjetniški sklad subvencije za zagon inovativnih podjetij in subvencije za zagon podjetij v manj razvitih regijah.
Kakšno davčno blagajno izbrati?
Vsak davčni zavezanec, ki posluje z gotovino, je po zakonu o DDV kupcu dolžan izdati račun. Izjema pri tem je kmetovalec, društvo in nepridobitna organizacija, ki z dejavnostjo ne zasluži več kot 5.000 evrov na leto. Če poslujemo z gotovino, lahko glede na sedanjo zakonodajo uporabljamo za izdajanje računov davčno blagajno. Sicer ta z novelo zakona o davčnem potrjevanjem računov ni obvezna, je pa v večini primerov ob izdajanju gotovinskih računov vsekakor priporočljiva. Še vedno lahko torej uporabljamo namesto davčne blagajne klasično vezano knjigo računov, katero pa moramo v roku 10-tih delovnih dneh potrditi na finančni upravi. Pri tem naj upoštevamo, da nimamo v istem poslovnem prostoru davčne blagajne in vezane knjige računov. Za poslovni prostor velja vsak premičen ali nepremičen prostor, v katerem lahko samo začasno ali pa stalno izdajamo račune pri gotovinskem poslovanju ali za dobavo blaga. Vsaka davčna blagajna je preko spleta povezana s centralnim informacijskim sistemom Finančne uprave RS. V primeru izpada spletne povezave ali centralnega informacijskega sistema Fursa, blagajna izda račun brez povezovanja na finančno upravo. Ta pa v tem primeru ne vsebuje enkratne identifikacijske številke, ampak le zaščitno številko izdajatelja računa. Kako deluje davčna blagajna v povezavi s Furs-om? Takoj ko izdamo gotovinski račun preko davčne blagajne, ta njega najprej pošlje preko spletne povezave informacijskemu sistemu finančne uprave, kateri prejete podatke samodejno preveri, potrdi račun in naši davčni blagajni nazaj pošlje identifikacijsko oznako, katera je vidna na izdanem računu. Šele po tem postopku izdamo kupcu račun. Račun mu moramo izdati najpozneje ob prejemu gotovine. Omenjeni postopek potrjevanja računa preko finančne uprave je hiter in traja le nekaj sekund. Takšen gotovinski račun poleg osnovnih podatkov vsebuje še čas njegove izdaje, oznako načina plačila, enkratno identifikacijsko oznako računa (EOR), zaščitno oznako izdajatelja računa in oznako fizične osebe, ki izda račun. Zaščitna oznaka izdajatelja računov mora biti na gotovinskem računu navedena v tekstovni obliki iz 32 znakov in QR-koda. Te oznake olajšajo delo tako nam zavezancem, predvsem pa finančnemu inšpektorju, ki lahko preveri ali smo račun res potrdili prek informacijskega sistema finančne uprave. Preden pričnemo uporabljati davčno blagajno, moramo njo najprej prijaviti. To lahko opravimo le s pridobitvijo namensko digitalnega potrdila, katerega brezplačno prejmemo s strani finančne uprave. Takšno potrdilo uporabljamo le za izmenjavo podatkov o računih in o poslovnih prostorih. Pred prvim pošiljanjem računa na finančno upravo moramo njim poslati še podatke o poslovnih prostorih, kjer se bodo izdajali računi. Če poslovni prostor spremenimo, moramo po enakem postopku ponovno poslati spremenjene podatke poslovnih prostorov. Pogosto se pojavi vprašanje katero elektronsko napravo lahko uporabimo za izdajo gotovinskih računov preko davčne blagajne. Uporabimo lahko praktično katerokoli elektronsko napravo. Pogoj ob tem je le, da je za to usposobljena in ima dostop do spleta ter preko njega do informacijskega sistema finančne uprave. Najbolj pogosto je to tablični računalnik, pametni telefon, prenosni računalnik in tudi klasični PC računalnik. V primeru našega poslovanja v nepremičnem poslovnem prostoru je za to primeren PC računalnik ali prenosnik, na terenu pa bolj mobilna naprava kot je tablica ali pametni telefon. Z uveljavljeno zakonodajo o uvedbi davčnih blagajn se je pred nekaj leti čez noč pojavilo veliko povpraševanje po njih. Posledično s tem pa je nastala na trgu tudi velika ponudba različnih davčnih blagajn. Zagotovo vse davčne blagajne niso na enaki kakovostni ravni oziroma enako učinkovite. Zato naj bomo ob njihovi izbiri previdni. Izberemo naj le takšno blagajno, ki bo kar se da optimalno primerna za naše poslovanje. Kot prvo mora biti programska oprema skladna z zakonodajo. Ponudnik blagajne mora zagotavljati, da se bodo tudi vse nadaljnje zakonske spremembe pravočasno upoštevale v programu. Izbira primerne davčne blagajne je odvisna tudi od tega kakšno programsko opremo že imamo in koliko računov bomo na mesec izdali. Pomembno je, da program omogoča čim bolj enostavno upravljanje in dobro preglednost. S tem se bomo na njo hitro privadili tudi, če smo nevešči uporabniki elektronskih naprav. Nič manj je pomembna tudi hitra in učinkovita podpora programski opremi s strani ponudnika. To naj velja tudi v primeru, če dlje časa ne bomo uporabljali njegove programske opreme. Dobro je, če je programska oprema prilagodljiva in povezljiva z ostalimi programskimi sistemi kot so bpr. računovodski programi. Za dovolj učinkovito delovanje davčne blagajne je pomembno, da je prenos podatkov iz blagajne do našega računovodje omogočen čim bolj enostavno in hitro, oziroma po elektronski poti. Če imamo svoje poslovanje razvejano, je priporočljivo, da programska oprema iz enega mesta omogoča nadziranje poslovanja celotnega podjetja, oz. več poslovnih enot, ali tudi več podjetij. Da bo v tem primeru omogočeno usklajeno poslovanje vseh segmentov (nabave, prodaje, zaloge,…), naj bodo podatki celotnega podjetja zbrani v eni podatkovni bazi. V ceno investicije nakupa davčne blagajne naj bodo zajete tudi vse storitve v zvezi s tem. Torej ne samo sama programska oprema, ampak tudi njena namestitev, inštrukcije o uporabi programa, njegovo vzdrževanje in podpora s strani ponudnika. Od začetka leta 2014 moderna tehnologija omogoča, da določene programske aplikacije, vključno z davčnimi blagajnami, delujejo na »cloud« oziroma »oblak« tehnologiji. Ta deluje po takšnem principu, da se vsi podatki namesto na trdem disku računalnika shranjujejo na spletu oziroma »v oblaku«. Poglavitna prednost tega je bistveno večja varnost podatkov. Trdi disk se namreč lahko hitro pokvari in če nimamo kopiranih podatkov na drugem disku, je velika možnost, da ostanemo brez njih. Cloud tehnologija omogoča, da so tudi v primeru izgube ali okvare davčne blagajne podatki varno shranjeni na spletu. Do podatkov lahko preko spletne povezave in elektronske naprave dostopamo kjerkoli in kadarkoli. Predvsem od kompleksnosti programske opreme, oziroma od našega obsega gotovinskega poslovanja je odvisna višina stroška nakupa davčne blagajne. Ta strošek moramo kriti mi sami. Če poslujemo le občasno v letu in je naše poslovanje skozi celo leto enakomerno porazdeljeno, bo za nas verjetno bolj kot nakup davčne blagajne ugoden njen najem. Ponudniki davčnih blagajn namreč nudijo tudi njihov najem za različno časovno obdobje. Davčno blagajno lahko tako na primer najamemo le za en mesec ali paketno za nekaj mesecev. Ob takšni možnosti se naj pozanimamo tudi kakšen je znesek stroškov, ko je blagajna v mirovanju. V primeru da izdajamo le minimalno število gotovinskih računov, lahko njih izdamo le s pomočjo aplikacije, ki je na spletnem portalu eDavki. Aplikacija, ki je podobna tiskani knjigi vezanih računov, izpiše račun, mi ga pa natisnemo in izročimo stranki. Z globo 1.200 do 10.000 evrov se kaznuje odgovorno osebo pravne osebe ali odgovorno osebo samostojnega podjetnika ali posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost. Za gospodarske družbe pa višina kazni znaša lahko tudi do 150.000 evrov. Nadzor nad izdanimi računi poteka tako prek finančne uprave kot tudi prek kupca. Kupec blaga oziroma prejemnik storitve tako mora prevzeti račun in ga zadržati neposredno po odhodu iz poslovnega prostora ter ga na zahtevo predložiti pooblaščeni osebi, sicer je lahko kaznovan z globo 40 evrov.
pripravil: M.A.
