Komu zaupati naše finance?

Kakovosten računovodski servis pomeni podjetniku varnost, saj mu zagotavlja celovito podporo s področja davkov in financ. S tem mu lahko v dobri meri doprinese k bolj uspešnemu poslovanju. Na drugi strani pa lahko nestrokoven računovodja, ki ni seznanjen z nenehnimi spremembami zakonodaje, naredi podjetniku veliko poslovno škodo, ki jo še zlepa ne bo mogel popraviti.

Računovodstvo in z njim povezane poslovne odločitve so ključen dejavnik za dovolj uspešno poslovanje vsakega podjetja. In to ne glede na to s kakšno dejavnostjo se to ukvarja. Če ne bo računovodstvo pravilno vodeno, bo podjetnik slej ko prej padel v težave z davčnimi organi. Če ne bo poznal davčnih pravil in ne bo seznanjen z novostmi s področja davkov, kljub trdemu delu v svoji panogi na koncu obračunskega leta, ne bo pričakovanih dobrih poslovnih rezultatov.
Če ne prej, bomo ob površnem in nestrokovnem vodenju naših računovodskih listin kruto kaznovani ob prvem obisku davčnega inšpektorja. Znano je, da so kazni za poslovne subjekte pri davčnih prekrških zelo visoke. Poleg tega inšpektor lahko izreče doplačilo davka z zamudnimi obrestmi. Da bi se na svojih napakah lahko učili, visoke kazni vsekakor temu ne dopuščajo. Gotovo drži, da profesionalno vodenje knjig lahko olajša marsikatero težavo in poskrbi, da smo varni v okviru zakonodaje.
Med glavne naloge opravljanje računovodskih del spadajo vodenje poslovnih knjig (glavna knjiga in dnevnik), obračunavanje plač in davka na dodano vrednost, vodenje registra osnovnih sredstev, sestavljanje obračuna davka od dohodkov pravnih oseb oziroma davčnega obračuna in izdelava računovodskih izkazov ter letnega poročila. Večina računovodskih servisov poleg tega nudi tudi davčno, finančno, pravno in kadrovsko svetovanje.

Naše poznavanje zakonodaje

Še preden sploh pričnemo s poizvedbami po novem računovodskem servisu, si moramo sami pri sebi razjasniti, da za dosego želenega rezultata ne bo dovolj le računovodski servis s kvalitetnimi storitvami, temveč se bomo morali tudi mi spoznati vsaj z osnovnimi pojmi iz računovodstva in davščin. S tem osnovnim znanjem bomo kot prvo lažje in uspešneje izbrali najbolj primeren računovodski servis, kot drugo pa bomo le na ta način dovolj uspešno sodelovali z izbranim servisom, saj nam bodo razjasnjene številne neznanke iz sicer zelo obširnega področja knjigovodstva in davkov.
V naslednjih odstavkih je navedenih le nekaj pravil iz računovodskega in davčnega področja, ki jih naj bi vsak podjetnik poznal.
Vsak račun, ki je izdan drugemu davčnemu zavezancu v Sloveniji, mora obvezno vsebovati zaporedno številko računa, naziv in naslov davčnega zavezanca (izdajatelja računa) ter njegovega naročnika, identifikacijsko številko za DDV davčnega zavezanca (izdajatelja računa), datum opravljene storitve ali dobave blaga, obseg ter vrsto opravljene storitve oziroma količino in vrsto dobavljenega blaga, davčno osnovo od katere se obračuna DDV, ceno na enoto brez DDV, navedeni morebitni popusti, ki niso vključeni v ceno na enoto, navedena stopnja DDV in znesek DDV.
Samostojni podjetnik (s.p.) mora prispevke za socialno varnost plačati do 15. v mesecu za pretekli mesec, akontacijo davka iz dejavnosti pa do 10. v mesecu za pretekli mesec.
Podjetnik mora obveznosti do DURS-a plačevati v roku predpisanega datuma do 13. ure. Kasnejša nakazila se sprovedejo šele naslednji dan in s tem pride do zamude ter avtomatskega obračunavanja zamudnih obresti.
Po zakonodaji je hramba poslovne dokumentacije obvezna najmanj 10 let. Zato je priporočljivo, da se račune, ki so termično natisnjeni, shrani fotokopirane.
V primeru davčnega inšpekcijskega pregleda moramo vedeti, da računovodski servis ne odgovarja za svoje napake. V skladu z veljavno zakonodajo je za poslovanje podjetja in s tem tudi za vsebino računovodskih izkazov ter davčnih obračunov izključno odgovoren le podjetnik sam. Tudi zaradi tega je pomembno naše vsaj osnovno znanje iz računovodstva in davčne zakonodaje, da lahko spremljamo in nadziramo opravljanje naših računovodskih storitev.

Izobraženost računovodje

Izobrazba zaposlenih v računovodskem servisu je gotovo eden od glavnih pokazateljev koliko so storitve servisa lahko strokovne. Danes je v javnosti pogosto slišati, da je del računovodskega sektorja v Sloveniji premalo izobražen, kar bo vsaj delno tudi držalo. Vzroka za to sta predvsem naša preteklost iz socialističnega sistema in sedanja zakonodaja. V času jugoslovanske države so v računovodstva državnih podjetij v velikem deležu delali ljudje iz proizvodnih linij. Največ jih je imelo neko drugo več ali manj srednješolsko izobrazbo. Z opravljenimi tečaji znotraj podjetja pa so se izobrazili za enostavna računovodska dela. Veliko se jih je v času razvoja slovenskega podjetništva odločilo za ustanovitev lastnega računovodskega servisa. Drugi vzrok je v zakonu o gospodarskih družbah. Ta je sicer ustvaril zelo dobre pogoje za ustanavljanje cele vrste majhnih podjetij različnih dejavnosti. Vendar v nobenem predpisu omenjenega zakona ni zahtevana strokovna izobrazba tako delavcev kot vsaj vodje računovodskega servisa. S tem je znaten delež računovodskih servisov s kadrom neustrezne izobrazbe. Vsaj večina vodij takšnih servisov so skozi leta pomanjkljivo izobrazbo nadgrajevali z rednimi seminarji, kar sicer pripomore k strokovnejšemu izvajanju računovodskih storitev. Poleg tega je v Sloveniji nekaj inštitucij, ki želijo izboljšati kakovost in ugled računovodske panoge. Slovenski inštitut za revizijo (SIR) in Zbornica računovodskih servisov pri GZS (ZRS) nudita programe strokovnega usposabljanja, na podlagi katerega si računovodski servis pridobi ustrezen certifikat in prepoznaven naziv. Pridobitev takšnih certifikatov za opravljanje računovodske dejavnosti ni obvezna. Je pa seveda za iskalca računovodskega servisa pomemben dokaz o ustrezni kvalifikaciji servisa in s tem njegovi večji kredibilnosti.
Slovenski inštitut za revizijo izdaja tako imenovane slovenske računovodske standarde. Ti predstavljajo računovodska načela o metodah zajemanja in obdelovanja računovodskih podatkov, oblikovanja računovodskih informacij ter predstavljanja in shranjevanja računovodskih podatkov in informacij.
Zbornica računovodskih servisov je pred leti sprejela tako imenovani Standard izvajalcev računovodskih storitev. Ta predpisuje, da mora računovodski servis imeti vsaj enega zaposlenega računovodja z opravljenim strokovnim izpitom, ki ga opravi na Slovenskem inštitutu za revizijo ali na Zbornici računovodskih servisov. Lahko ima tudi priznan izpit po ACCA. Omenjeni standard predpisuje računovodskemu servisu tudi nekatere obvezne dejavnosti kot so varovanje osebnih podatkov, različni nadzori, arhiviranje podatkov, ipd. Poleg tega računovodje vspodbuja k stalnemu izobraževanju in zavarovanju poklicne odgovornosti. Standard sicer ni zakonsko zavezujoč, vendar so ga podprle Finančna uprava, AJPES, Združenje bank Slovenije, Banka Slovenije in nekatere poslovne banke. Na ta način je standard pridobil svojo večjo vrednost.
Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije (RFR) je v lanskem letu vzpostavila Register računovodske poklicne skupine in sistem certificiranja knjigovodij in računovodij. Na spletni strani www.oprps.org/register so podatki registra brezplačno javno objavljeni. V njem so navedene osebe z dodeljenim veljavnim strokovnim nazivom v računovodski poklicni skupini, ki je lahko: knjigovodja, računovodja, certificirani računovodja in certificirani računovodja specialist. V takšen register se lahko vpišejo le tisti posamezniki, ki izpolnjujejo pogoje Pravilnika o pridobitvi in ohranjanju strokovnih nazivov v računovodski poklicni skupini. Namen tega registra je uveljavljanje preglednih meril in pogojev za opravljanje računovodskega poklica pri nas. Javnosti naj bi bilo s tem na enostaven in jasen način predstavljena izbira strokovnega oziroma dovolj kakovostnega računovodja, ki je dovolj dobro usposobljen za svoje delo.
Na spletni strani ZRS-ja je objavljena publikacija, ki pomaga podjetnikom najti kakovosten računovodski servis. ZRS v Katalogu objavlja tudi seznam računovodskih servisov, ki ustrezajo visokim kakovostnim zahtevam (www.gzs.si/zrs).
Za računovodstvo bi lahko rekli, da je v primerjavi z drugimi dejavnostmi tista panoga v kateri je potrebno največ izobraževanj. Računovodski delavec bo dovolj uspešno opravljal svoje storitve samo v tem primeru, če bo vseskozi redno obiskoval za to namenjene seminarje. Davčna zakonodaja in s tem množica predpisov iz davkov in financ se vsakoletno spreminjajo in le z neprestanim seznanjanjem teh novosti lahko računovodja uspešno opravlja svoje delo. V računovodski panogi nikakor ne drži trditev, da več let delovnih izkušenj lahko nadomesti pomanjkljivo strokovno izobrazbo in sprotno izobraževanje.

Delovne izkušnje in reference računovodja

Zadostna izobraženost računovodje pa ne pomeni, da njegove delovne izkušnje niso pomemben element izbire. Vsekakor so. Po vsej verjetnosti bo precej bolj tvegano, če zaupamo svoje računovodstvo in finance računovodju, ki nima dovolj izkušenj in se je šele pred nedavnim pojavil na trgu. Dolgoletna tradicija računovodskega servisa v kombinaciji z rednim izobraževanjem njihovega osebja je eden od pokazateljev, da je temu servisu vredno zaupati.
Geslo, da dobre reference pomenijo dobro kvaliteto, bo v računovodski branži kar držalo. Ugled računovodskega servisa in z njim povezane njegove reference so eden najboljših znakov, da v tem podjetju vodijo računovodske storitve na visokem nivoju. Ob tem ne bo odveč, če se pri svojih znancih, ki imajo podjetje, pozanimamo kateremu računovodskemu servisu so zaupali in če so zadovoljni z njim. Če ima servis na primer na svoji spletni strani napisane reference z jasnim nazivom podjetja, je nam omogočeno enostavno preverjanje. Pokličemo referenčno podjetje in se pozanimamo ali za njih opravlja računovodske storitve navedeni servis. Pomembna informacija bo seveda ta, če so v podjetju zadovoljni z njihovimi računovodskimi storitvami.
Nezanemarljiv podatek je tudi ta ali ima računovodski servis zavarovano poklicno odgovornost. Namreč servis ima možnost, da s sklenjenim zavarovanjem pri zavarovalnici le ta krije škodo zaradi morebitne napake uslužbencev servisa pri opravljanju dejavnosti.

Prilagajanje računovodje našemu poslovanju

Uspešnega računovodja se prepozna tudi po tem, da je temeljito seznanjen s poslovanjem našega podjetja. Vendar ne samo na koncu poslovnega leta, temveč nas redno tudi med letom obvešča in skrbi za optimizacijo naše bilance. Predvsem mora dobro poznati vso veljavno davčno zakonodajo in ugodnosti, ki izhajajo iz nje. Računovodja bo kljub pravočasnemu mesečnemu vodenju in knjiženju finančnih transakcij precej slabo opravil svoje delo, če nam bo le ob koncu leta pripravil letno poročilo. Takrat je namreč že prepozno za večino pomembnih zadev, ki bi se sicer lahko sproti uredile že med letom. S tem pa se lahko precej zmanjša naša davčna obremenitev. Vedeti moramo, da s sprotnim spremljanjem finančnega gibanja našega podjetja lahko bistveno lažje spremljamo naše finančno stanje in s tem lažje kujemo dobičke. Na ta način lahko predvidimo likvidnost podjetja že za nekaj mesecev vnaprej.
Pri izbiri novega računovodskega servisa je dobrodošla informacija tudi ta, če ima nov servis že kakšno stranko, ki se ukvarja z isto ali vsaj podobno dejavnostjo kot mi. S tem bo novi računovodja lažje in hitreje razumel nekatere posebnosti naše dejavnosti.

Cena računovodske storitve

Cena storitve pri tako pomembni dejavnosti kot je vodenje računovodstva pri kateremkoli podjetniku ne bi smel biti prvi kriterij izbire servisa. Vendar se žal še vedno vse prepogosto ravno to dogaja. V največ primerih neizkušeni računovodski servisi s sumljivo kvalitetnimi storitvami nudijo s ciljem pridobitve čim več strank, izjemno ugodne cenovne storitve. Če bomo imeli vsaj osnovno znanje računovodskih standardov, bomo lahko že mi sami takoj videli, da s takšno ceno ne morejo opraviti niti osnovnega vodenja knjigovodskih listin.
Servisi določijo ceno svoje storitve na podlagi obsežnosti dela, oziroma količine obdelanih podatkov. Vendar za isti obseg dela bomo pri določenem servisu lahko plačali večkratni količnik v primerjavi z drugim servisom. Vsekakor se naj pred izbiro temeljito prepričamo kaj nam servis nudi za določeno ceno. Na pogodbi o poslovnem sodelovanju naj natančno piše katere storitve so zajete v dogovorjeno ceno. Odvisno od servisa in seveda od dogovora nam ta lahko prevzame skoraj vso administracijo, fakturiranje, plačilni promet, arhiviranje in urejanje dokumentov, izterjavo dolžnikov, ipd. Lahko pa nam izvaja le tiste računovodske storitve, za katere menimo, da jim mi sami ne bomo kos.
V največ primerih se računovodski servis in stranka dogovorita za plačilo mesečnega pavšala. Lahko pa se storitev obračunava tudi na podlagi opravljenega dela. Prednost mesečnega pavšala oziroma zneska, kateri se vsaj kratkoročno ne spreminja, je seveda v tem, da lahko vnaprej predvidimo strošek našega računovodstva. Računovodski servis običajno določi ceno mesečnega pavšala glede na povprečno število naših prejetih in izdanih računov, števila redno zaposlenih v našem podjetju, števila podjemnih pogodb, avtorskih pogodb, ipd ter približnim številom osnovnih sredstev. Večina računovodskih servisov ima v svoji pavšalni ceni vključeno tudi izdelavo zaključnega letnega obračuna, kar pa še zdaleč ni nujno.

Varstvo računovodskih podatkov

Varnost poslovnih in osebnih podatkov je v sedanjem globalnem digitalnem svetu zelo pomembna zadeva. Z obdelavo vsemogočih poslovnih listin ima računovodja dostop do številnih osebnih podatkov. Nova uredba GDPR, ki je pred nedavnim stopila v uporabo, omogoča posamezniku vpogled v baze, v katerih se hranijo njegovi podatki. Od podjetnika oziroma lastnika baze podatkov lahko zahtevajo popravke podatkov ali izbris le-teh. Za računovodje GDPR uredba uvaja popis evidenc osebnih podatkov in njihovo dosledno hranjenje. Po novem mora biti tudi jasno definiran odnos med podjetnikom, ki upravlja z osebnimi podatki in pogodbenim računovodjem. V primeru, da računovodju storitve obdelave podatkov izvaja njegov pogodbeni obdelovalec, bo moral svojega naročnika - podjetnika obvestiti o tem, kateri se bo moral tudi strinjati s tem.
V vsakem primeru naj pri izbiri servisa preverimo, če ta dovolj skrbi za varnost osebnih in poslovnih podatkov. Ob tem je priporočljivo, da je zagotovljeno varstvo podatkov navedena tudi v sklenjeni pogodbi o poslovnem sodelovanju med nami in servisom.
Med drugim mora računovodski servis imeti dovolj dobro zaščito pred nepooblaščenimi vdori v njegov računalniški sistem in izdelane varnostne kopije podatkov o poslovanju našega podjetja. Marsikateri podjetnik ob iskanju ustreznega računovodskega servisa temu kriteriju ne daje dovolj pozornosti ali jo sploh ne upošteva. Vendar v primeru izrednega dogodka v računovodski hiši kot je na primer udar strele, požar, poplava, kraja programske opreme, ipd. bodo kopije dokumentov marsikdaj edina rešitev. Izguba elektronskih podatkov zaradi vloma in kraje računalniške opreme sicer ne predstavlja višje sile, ki bi v primeru inšpekcijskega pregleda lahko opravičevala odgovornosti za prekršek.

Komunikacija med nami in računovodjo

Kljub strokovnem delu in delovnih izkušnjam servisa ne bo zadovoljivega uspeha, če ne bo med nami in računovodskim delavcem dobra komunikacija. Izvajanje knjigovodstva in celotne računovodske storitve nujno zahteva vsakomesečno izmenjavanje informacij med naročnikom in izvajalcem. Če bo ta komunikacija redna in odkrita, se marsikateri problem lahko reši še pred morebitno napačno poslovno odločitvijo. Zato naj izberemo takšnega računovodja, ki ne bo le »suhoparen« administrativni delavec, kateri opravlja svojo nalogo po predpisih zakonodajalca in nič drugega. Za uspešno sodelovanje je pomemben tudi prijateljski odnos med stranko in računovodjo. Ta odnos mora temeljiti na obojestranskem spoštovanju in zaupanju. V teh težkih gospodarskih časih je za upravljanje z financami podjetja še toliko bolj pomembno, da jih zaupamo edinole zaupanja vrednemu strokovnjaku. Če ni vsaj osnovnega prijateljskega odnosa, tudi takšnega zaupanja ne bo.
Dober računovodja nas bo že s pregledom poslovnih listin opozoril na morebitno napako v dokumentu, ki se sicer marsikdaj zgodi. Nam kot laiku takšna napaka niti ni posebej pomembna, vendar ob morebitnem davčnem pregledu bo ta lahko postala še kako pomembna. Davčni inšpektor lahko že na podlagi zanemarljive napake izloči prejeti račun, potni nalog ali celo izreče denarno kazen.
Predvsem pri pisanju potnih nalogov podjetniki pogosto delajo napake s površnim ali nepravilnim opisom. Ob pregledu potnih nalogov naj bi računovodja nas opozoril na takšne napake. Pravilno izdelan potni nalog pomeni, da je izpolnjen natančno in predvsem, da na kakršen koli način z dokazom opravičuje nastalo službeno pot. V rubriki »z nalogo« naj bo natančen opis kaj smo počeli. Pomembno je, da na službenem potovanju, ki ga s potnim nalogom prijavimo kot strošek, prejmemo in shranimo vsaj en račun, ki dokazuje, da smo se resnično nahajali na mestu, navedenem v potnem nalogu.
Kvaliteten računovodski servis uporabniku nudi svojega računovodskega skrbnika. To je računovodski delavec, ki je v uradnih urah delovanja servisa vseskozi dostopen po telefonski ali elektronski liniji za kakršna koli vprašanja v zvezi z vodenjem poslovnih knjig ali davčnim svetovanjem. Pri poslovanju vsakega podjetja se vsakodnevno pojavljajo problemi in neznanke, ki jih mi kot laiki pogosto ne znamo rešiti. Ob tem nam bo v veliko pomoč hiter odziv računovodskega skrbnika, ki nam bo znal pravilno svetovati še preden naredimo napačno poslovno potezo. Posredno si bomo s tem tudi nabirali znanje iz računovodstva in davčne zakonodaje. Če se bomo s pomočjo računovodskega skrbnika naučili brati bilance in finančne knjige, lahko s tem precej pripomoremo k uspešnemu poslovanju podjetja, saj bomo s tem natančno vedeli koliko smo zaslužili in koliko lahko porabimo, predvidimo lahko odhodne stroške, davke, itd. Ob tem je pomembno, da ima računovodski skrbnik vseskozi temeljit vpogled v naše knjigovodske podatke.

Programska oprema računovodje

Pomembno je tudi, da ima računovodski servis sodobno programsko opremo. Z njo bo s pomočjo spletne povezave bistveno lažje, enostavnejše in hitrejše sodelovanje med nami in servisom.
Nekateri računovodski servisi omogočajo spletno računovodstvo oziroma tako imenovano e-računovodstvo. To je sicer sodoben in cenovno ugoden način vodenja računovodstva, ki je marsikdaj tudi osnovno komunikacijsko sredstvo med nami in računovodjem.
Z izvedbo takšnega načina izvajanja računovodskih storitev dobimo od računovodja na uporabo vso potrebno programsko opremo, iz katere izstavljamo različne dokumente (račune, predračune, dobavnice, odpise, ipd). Njih izpisujemo ali pošiljamo po elektronski pošti. V programsko opremo vnašamo oziroma skeniramo tudi prejete račune, plačila in ostale podatke. Po dogovoru z računovodjem lahko tudi on skenira prejete naše dokumente. S tem je vsa originalna papirna dokumentacija shranjena na strežniku v elektronski obliki in urejena tako, da so razvidne povezave med dokumenti.
Na ta način imamo mi in naš računovodja hkratni vpogled v isto bazo podatkov. Posledično s tem je zagotovljena maksimalna ažurnost poslovnih informacij, popolna njihova preglednost, bistveno izboljšana pa je tudi optimizacija poslovanja našega podjetja. S tem imamo z računovodjem vedno popolnoma usklajene računovodske podatke. Do baze podatkov lahko z elektronskim certifikatom mi ali računovodja dostopamo kadarkoli in kjerkoli. Za elektronsko varnost podatkov je poskrbljeno s požarnimi zidovi, različnimi gesli in šiframi. Bolj kot na osebnih ali prenosnih računalnikih, ki so lahko tarče kraje ali mehanskih poškodb, so podatki bolj varni na varovanih strežnikih.
Ker se z e-računovodstvom zmanjša količina dela, potrebnega za spremljanje zahtevanih računovodskih in davčnih evidenc je takšna storitev praviloma cenejša od klasičnega papirnega računovodstva.
V elektronski arhiv dokumentacije imamo tudi bistveno lažji in hitrejši vpogled kot brskanje v goro arhivirane papirne dokumentacije.
Kljub hranjenju v digitalni obliki pa je originalno papirno dokumentacijo potrebno hraniti v skladu z zakonodajo. Vendar se z digitalizacijo razrešijo težave kopiranja originalnih dokumentov, ki se pri vodenju na klasičen način v večini primerov dogajajo.

Svetovanje iz področja davkov

Dejstvo je, da z vodenjem naših poslovnih knjig zaupamo računovodskemu servisu številne poslovne podatke. Če je računovodja dovolj seznanjen s trenutno davčno zakonodajo, nam z davčnim svetovanjem še kako lahko pomaga, da bo ob koncu leta finančno stanje našega podjetja čim bolj ugodno za davčne obremenitve. Po drugi strani pa lahko računovodski servis poslovne podatke le suhoparno obdela, in to je tudi vse. Torej, ko izbiramo računovodski servis, naj vsekakor upoštevamo ali nudi tudi davčno svetovanje in v kakšnem obsegu.
Med davčno svetovanje spada individualno svetovanje s področja davka od dohodka pravnih oseb, davka na dodano vrednost, dohodnine, davčnega postopka, trošarin, premoženjskih davkov in prispevkov za socialno zavarovanje. Poleg tega lahko davčni svetovalec še svetuje z ustanavljanjem podjetja njegovo najbolj primerno statusno pravno obliko, pri preoblikovanju iz ene statusne pravne oblike v drugo (na primer iz s.p. v d.o.o.), pri prodaji ali nakupu nepremičnine ali službenega vozila, itd.
S pravilnim davčnim svetovanjem bo naše podjetje zakonodajalcu; torej državi plačevalo manj davčnih dajatev, kot bi jih sicer. Ob tem je seveda pogoj, da je to še vedno v zakonsko predpisanih okvirih. Cilj davčnega svetovanja je torej zmanjšanje davčnih obveznosti na minimum oziroma plačila davka le toliko kot ga je glede na zakonodajo potrebno plačati. Z dobrim poznavanjem davčne zakonodaje in pravočasnim načrtovanjem davčne strategije si lahko presenetljivo veliko zmanjšamo davčno obremenitev. Investicijski vložek v najem izkušenega davčnega strokovnjaka se nam bo lahko že s prvim poslovnim letom večkratno povrnil.
Davčni svetovalec skupaj s podjetnikom oblikujeta davčno strategijo, ki temelji na ugotavljanju davčnih posledic glede na načrtovane poslovne odločitve. Ob tem je najbolj pomembno in hkrati tudi najtežje izbrati najbolj optimalno rešitev, ki bo v prihodnosti povzročala kar najmanj davčne obremenitve. Priporočljivo je, da se davčno strategijo prične izvajati že z zgodnjim razvojem podjetja in se neprenehoma nadaljuje ves čas med poslovnim letom do oddaje davčnih obračunov.
Vendar davčno svetovanje se ne konča le pri tem, temveč se nadaljuje tudi pri zastopanju stranke pred davčnim organom. Meja med zakonitim in nezakonitim zmanjšanjem davčne obveznosti je zelo tanka in se jo kaj hitro lahko prekorači. Davčni inšpekcijski organi so znani po svoji nepopustljivosti in po prvem inšpekcijskem pregledu nas bo lahko še kako močno udarilo po žepu. Ne samo, da sami ne poznamo vseh davčnih predpisov, ampak običajno tudi nismo seznanjeni s svojimi pravicami v skladu z Zakonom o davčnem postopku. V primeru neugodnega davčnega zapisnika lahko podamo pripombe na njega in posledično tudi pritožbo na odločbo davčnega inšpektorja. Nedvomno pa bo to namesto nas bolje opravil usposobljen davčni strokovnjak.
V izogib neljubim posledicam ob obisku davčnega inšpektorja je občasno priporočljivo izvesti preventivni davčni pregled. Davčni svetovalec se postavi v vlogo davčnega inšpektorja in preveri pravilno poslovanje podjetja ter z pisnim poročilom opozori na odkrite nepravilnosti. Ob tem oceni davčno tveganje in poda predloge za odpravo nepravilnosti. Takšen pregled se lahko izvede v celovitem ali delnem obsegu. Pri celovitem davčnem pregledu se preveri tako davek od dohodkov pravnih oseb in davek na dodano vrednost, kot tudi ostale davke, prispevke in dohodnino. Pri delnem davčnem pregledu pa se preveri le posamezno področje, kjer obstaja največji sum davčnih nepravilnosti.

Uporaba davčne blagajne

Če smo davčni zavezanec, ki poslujemo z gotovino, je priporočljivo, da račune izdajamo s pomočjo davčne blagajne. Glede na sedanjo zakonodajo računov za prodajo blaga ali storitev ni potrebno izdajati kmetom, društvom in nepridobitnim organizacijam, ki z dejavnostjo ne zaslužijo več kot 5.000 evrov na leto.
Spremenjen zakon o davčnem potrjevanju računov iz začetke letošnjega leta dopušča, da lahko še vedno uporabljamo namesto davčne blagajne klasično vezano knjigo računov, vendar moramo podatke o vseh računih, izdanih z vezano knjigo računov v posameznem mesecu na FURS sporočiti najpozneje v 10-tih delovnih dneh v naslednjem mesecu. Ob tem moramo paziti, da nimamo v istem poslovnem prostoru davčne blagajne in vezane knjige računov. Za poslovni prostor velja vsak premičen ali nepremičen prostor, v katerem lahko samo začasno ali pa stalno izdajamo račune pri gotovinskem poslovanju ali za dobavo blaga.
S centralnim informacijskim sistemom Finančne uprave RS je preko spleta povezana vsaka davčna blagajna. Ob izpadu spletne povezave ali centralnega informacijskega sistema FURS-a, blagajna izda račun brez povezovanja na finančno upravo. Ta pa v tem primeru ne vsebuje enkratne identifikacijske številke, ampak le zaščitno številko izdajatelja računa.
Vsaka davčna blagajna deluje po sistemu on-line, kar pomeni da, ko izdamo račun, njega blagajna najprej pošlje preko spletne povezave informacijskemu sistemu finančne uprave, kateri prejete podatke samodejno preveri, potrdi račun in naši davčni blagajni pošlje identifikacijsko oznako, ki je vidna na izdanem računu. Šele zatem izdamo račun stranki. Račun mora biti izdan najpozneje ob prejemu gotovine. Celoten postopek potrjevanja računa je hiter oziroma traja le nekaj sekund. Po zakonodaji o DDV in davčnem postopku je račun nekoliko daljši in vsebuje še čas njegove izdaje, oznako načina plačila, enkratno identifikacijsko oznako računa (EOR), zaščitno oznako izdajatelja računa in oznako fizične osebe, ki izda račun.
Za izdajo računa lahko uporabljamo katerokoli elektronsko napravo, ki je za to usposobljena in ima dostop do spleta ter preko njega do informacijskega sistema finančne uprave. To je lahko pametni telefon, tablični računalnik ali tudi navaden osebni računalnik. Če bomo poslovanje opravljali v nepremičnem poslovnem prostoru, je za to primeren PC računalnik ali prenosnik, na terenu pa mobilna naprava kot je tablica ali pametni telefon.
Ob izbiri davčne blagajne se seveda pojavi prvo in osnovno vprašanje: »Katero blagajno naj izberemo?« Hiter in preprost odgovor na to je, da naj si izberemo takšno davčno blagajno, ki bo kar se da optimalno primerna za naše poslovanje.
Poleg prej omenjenega mesta uporabe blagajne, je njena izbira odvisna tudi od tega kakšno programsko opremo že imamo in koliko računov bomo na mesec izdali. Vsekakor pa mora biti programska oprema skladna z zakonodajo. Ponudnik blagajne mora zagotavljati, da se bodo tudi vse nadaljnje zakonske spremembe pravočasno upoštevale v programu. Upravljanje s programom naj bo čim bolj enostavno, da se njega lahko hitro privadijo tudi nevešči uporabniki elektronskih naprav. Pomembno je še, da ponudnik zagotavlja hitro in učinkovito podporo svojemu programu. In to tudi po daljšem času naše uporabe njegove programske opreme. Prenos podatkov iz davčne blagajne do našega računovodje naj bo omogočeno čim bolj enostavno in hitro. Kar pomeni, da naj bo po elektronski poti. Pri ponudniku naj tudi preverimo, če ponujena cena blagajne zajema vse storitve v zvezi s tem. Torej ne samo programsko opremo, ampak tudi njeno namestitev, inštrukcije o uporabi programa, njegovo vzdrževanje in podporo, ipd.
Zaradi velike aktualnosti povpraševanja po davčnih blagajnah je na trgu tudi množica ponudnikov, med katerimi nekateri sploh nimajo primarno dejavnost programiranja računalniške opreme. Od začetka uveljavitve davčnih blagajn so tako številni primeri težav z delovanjem opreme ali nedelovanje aplikacij, problemi z uporabnikom neprijaznimi vmesniki, ipd. Izberemo naj le takšnega ponudnika, ki ima dovolj izkušenj s programiranjem opreme za izdajanje računov. Ta nam bo znal zagotavljati tudi ustrezno pomoč pri namestitvi in podporo. Že več kot 4 leta sedanja tehnologija omogoča, da določene programske aplikacije, vključno z davčnimi blagajnami, delujejo na »cloud« oziroma »oblak« tehnologiji. To pomeni, da se vse podatke namesto na trdem disku računalnika shranjujejo na spletu oziroma v oblaku. Prednost tega je v bistveno večji varnosti podatkov. Trdi disk računalnika se namreč kaj hitro lahko pokvari. Tudi v primeru izgube ali okvare davčne blagajne so podatki varno shranjeni na spletu. Do podatkov preko »oblak« tehnologije lahko dostopamo kjerkoli in kadarkoli. Potrebna je le spletna povezava in naprava, ki omogoča brskanje po spletu. Vsekakor je torej priporočljivo izbrati davčno blagajno, ki omogoča shranjevanje podatkov v oblaku.
Pred prvo uporabo davčne blagajne moramo njo najprej prijaviti. To storimo s pridobitvijo namensko digitalnega potrdila, ki ga brezplačno prejmemo s strani finančne uprave. To potrdilo uporabljamo le za izmenjavo podatkov o računih in o poslovnih prostorih. Zaradi nadzora s strani finančne uprave moramo pred prvim pošiljanjem računa na finančno upravo poslati tudi podatke o poslovnih prostorih, kjer se bodo izdajali računi. Če se poslovni prostor spremeni, bomo po enakem postopku morali ponovno poslati spremenjene podatke poslovnih prostorov.
Strošek nakupa davčne blagajne je močno odvisna od kompleksnosti programske opreme, oziroma je odvisna od našega obsega gotovinskega poslovanja. Ta strošek moramo kriti mi sami. Ponudniki davčnih blagajn nudijo tudi njihov najem za različno časovno obdobje. Če naš posel ni sezonski in je skozi celo leto enakomerno porazdeljen, bo za nas najbolj ugoden zakup letnega najema blagajne. V primeru našega občasnega sezonskega posla se naj pri ponudniku pozanimamo o možnosti mesečnega najema ali paketnega le za nekaj mesecev. Ob tem je pomembno tudi kakšen je znesek stroškov, ko je blagajna v mirovanju.
Če smo mali zavezanec, ki izdamo le nekaj računov na dan, lahko izdamo račun le s pomočjo aplikacije, ki je na spletnem portalu eDavki. Aplikacija, ki je podobna tiskani knjigi vezanih računov, izpiše račun, mi ga pa natisnemo in izročimo stranki.
Kazni za neizdajanje gotovinskih računov ali nepravilne uporabe davčne blagajne so dokaj visoke. Z globo 1.200 do 10.000 eurov se kaznuje odgovorno osebo pravne osebe ali odgovorno osebo samostojnega podjetnika ali posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost. Za gospodarske družbe pa višina kazni znaša lahko tudi do 150.000 evrov. Nadzor nad izdanimi računi poteka tako preko finančne uprave kot tudi preko kupca. Kupec blaga oziroma prejemnik storitve tako mora prevzeti račun in ga zadržati neposredno po odhodu s kraja nakupa ter ga na zahtevo predložiti pooblaščeni osebi. 40 evrov je globa, ki jo lahko inšpektor predpiše kupcu ob neupoštevanju teh pravil.

pripravil: M.A.

Najbolj brano